«إذا كان الإجراء سيستغرق أقل من دقيقتين، فينبغي إنجازه لحظة تحديده.»

لماذا قيل

يعرض ديفيد ألين قاعدة الدقيقتين ⁦(Two-Minute Rule)⁩ في الجزء الذي يتناول معالجة صندوق الوارد من «إنجاز الأمور» ⁦(Getting Things Done)⁩. وفي هذه المرحلة نتناول البنود واحدًا تلو الآخر، ونقرر ما هو كل بند وما الإجراء التالي ⁦(Next Action)⁩ فيه. والقاعدة تحسم ما يُفعل بأصغر تلك الإجراءات.

ما معناه فعلًا

القاعدة حدّ فاصل للكفاءة، لا حيلة تحفيزية. ومنطق ألين أن بعض الإجراءات يستغرق تنفيذها وقتًا أقل من تتبّعها: فتدوينها وحفظها والعودة إليها لاحقًا يكلف أكثر من إنجازها الآن. والدقيقتان هما النقطة التقريبية التي تنقلب عندها هذه المعادلة. وتنطبق القاعدة أثناء المعالجة، أي أثناء تحديد طبيعة كل بند، وليست إذنًا بقضاء اليوم في المهام الصغيرة. وحين نستخدمها كما ينبغي، تُفرغ نسبة مفاجئة من الكومة في جولة واحدة، وتُبقي القوائم للعمل الذي يحتاج فعلًا إلى مكان ينتظر فيه.

كيف يُستخدم

1. 1قياس وقت الردود الأولى عند تفريغ صندوق الوارد في المرة القادمة؛ فما يستغرق منها أقل من دقيقتين يُرسل قبل الانتقال إلى غيره.
2. 2عند مراجعة رسائل الصباح، إرسال التأكيدات التي تستغرق ثلاثين ثانية فورًا، ووضع ما هو أطول، كعرض أسعار يحتاج إلى أرقام، في القائمة.
3. 3التوقف حين تبدأ مهمة الدقيقتين في التمدد، وتدوين الإجراء التالي، ثم العودة إلى المعالجة.