مفهوم
قاعدة الدقيقتين
قاعدة الدقيقتين (Two-Minute Rule) توجيه وضعه ديفيد ألين لمعالجة صندوق الوارد: كل ما يستغرق إنجازه أقل من دقيقتين يُنجَز فورًا، لأن تنظيمه أو تأجيله يكلّف أكثر من إنجازه؛ وهي تُزيل المهام الصغيرة التي يتذرع بها المسوِّف، وتترك قائمة بالعمل الحقيقي.
في منهج «إنجاز الأمور» (Getting Things Done)، حين يُعالَج صندوق الوارد بعد جمع كل شيء فيه، يُسأل عن كل بند: هل يستدعي أي إجراء؟ وما الإجراء التالي (Next Action)؟ وتعترض قاعدة ألين البنود الصغيرة: الرد على رسالة، وحجز موعد، وحفظ إيصال. ولإنجازها فورًا أثران. الأول أنه يُسقط العبء الإداري لمتابعة أشياء يكون إنهاؤها أسرع من تسجيلها. والثاني أنه يُسقط الذريعة المفضلة لدى المسوِّف: كومة المهام الصغيرة التي تبدو عملًا وتلتهم الصباح. وما يبقى بعد تطبيق القاعدة قائمة أقصر بأشياء تحتاج فعلًا إلى إجراء تالٍ وكتلة من الوقت. وتختلف هذه القاعدة عن نسخة الدقيقتين (Two-Minute Version) عند جيمس كلير، التي تختصر عادة كبيرة في بداية مدتها دقيقتان؛ فقاعدة ألين تُنهي ما هو صغير حقًا، ونسخة كلير تفتح الباب إلى ما هو كبير حقًا.
مثال من الواقع
يعالج فهد، صاحب مكتب المحاسبة الصغير في الدمام، صندوق الوارد، فيجد أن نصفه ردود وحجوزات لا يستغرق أي منها دقيقتين. وحين ينجزها في جلسة واحدة، تكفّ عن أن تكون سبب تأخير الإقرار الربعي لضريبة القيمة المضافة، وتضم القائمة المتبقية 11 بندًا حقيقيًا.
طريقة استخدامه
- 1سؤال واحد عند معالجة كل بند في صندوق الوارد: هل يستغرق أقل من دقيقتين؟ إن كان كذلك فإنجازه الآن.
- 2عدم تسجيل مهام الدقيقتين؛ فتسجيلها يكلّف أكثر من إنجازها.
- 3ملاحظة كم من الصباح «المزدحم» كان عمل دقيقتين يحل محل أهم مهمة في اليوم.