Kavram
İki dakika kuralı
İki dakika kuralı, David Allen'ın gelen kutusunu işlerken uyguladığı talimattır: İki dakikadan kısa sürecek her iş hemen yapılır, çünkü onu düzenlemek ya da ertelemek yapmaktan pahalıya gelir. Erteleyenlerin bahanesi olan küçük işleri temizler, geriye gerçek işlerin listesini bırakır.
Kayda geçirilen gelen kutusu işlenirken her madde için iki soru sorulur: Eyleme dökülebilir mi, öyleyse bir sonraki eylem ne? Allen'ın kuralı küçük olanları burada yakalar: mesajı yanıtlamak, randevuyu almak, fişi dosyalamak. Bunları hemen yapmanın iki etkisi vardır. Birincisi, bitirmesi kaydetmekten daha kısa süren işleri takip etme zahmetini ortadan kaldırır. İkincisi, erteleyenin en sevdiği mazereti, yani iş gibi görünen ve sabahı yiyip bitiren küçük işler yığınını ortadan kaldırır. Kuraldan geriye, gerçekten bir sonraki eyleme ve ayrılmış bir zamana ihtiyaç duyan işlerin daha kısa bir listesi kalır. Bu kural, büyük bir alışkanlığı iki dakikalık bir başlangıca indiren James Clear'ın iki dakikalık başlangıcından farklıdır: Allen'ınki gerçekten küçük işleri temizler, Clear'ınki gerçekten büyük işlere kapı açar.
Gerçek hayattan bir örnek
Bursa'da bir muhasebeci gelen kutusunu işlerken yarısının iki dakikalık yanıtlar ve randevu talepleri olduğunu görüyor. Hepsini tek oturuşta bitirince bunlar, üç aylık beyannamenin bekletilmesinin gerekçesi olmaktan çıkıyor; geriye kalan listede on bir gerçek iş var.
Nasıl kullanılır
- 1Gelen kutusunu işlerken her madde için sorun: İki dakikadan kısa mı sürer? Öyleyse hemen yapın.
- 2İki dakikalık işleri bir yere kaydetmeyin; kaydetmek, yapmaktan pahalıya gelir.
- 3'Yoğun' geçen sabahınızın ne kadarının, günün en önemli işinin yerini tutan iki dakikalık işlerden oluştuğunu fark edin.