مفهوم
قائمة المشاريع (Projects List)
قائمة المشاريع سجلّ واحد يجمع كل نتيجة التزمنا بها تحتاج إلى أكثر من خطوة ويمكن إنجازها خلال عام تقريبًا، وتُكتب كل نتيجة فيه بصيغة الحالة المنجزة وتُربط بخطوة تالية واحدة على الأقل.
يوسّع ديفيد ألن في منهج GTD تعريف المشروع عن قصد، فكل نتيجة تحتاج إلى أكثر من إجراء واحد هي مشروع. تجديد جواز السفر مشروع، لأنه يتطلب صورًا ونموذجًا وموعدًا. والبحث عن طبيب أسنان جديد مشروع كذلك، وكذلك ترتيب عشاء عيد ميلاد الوالدة. وعند تطبيق التعريف بأمانة تصل القائمة عند أغلب العاملين إلى ما بين 30 و100 بند. هذا الرقم ليس دليل تقصير، بل أول صورة دقيقة لما قبلنا حمله فعلًا. لا تضم القائمة الخطوات نفسها، بل النتائج، وتُكتب كل نتيجة بصيغة الحالة المنجزة. نكتب «جواز السفر الجديد في الدرج» بدل «الجواز»، فنعرف بهذه الصياغة متى ينتهي العمل. أما الخطوات فمكانها قائمة الخطوات التالية (Next Actions). وتربط القائمتين قاعدة بسيطة: لكل مشروع خطوة تالية واحدة على الأقل. والمشروع الذي لا خطوة له لا يتقدم، بل يبقى عالقًا في الذهن ويشغله في صمت.
مثال من الواقع
ظنّت سارة، مهندسة البرمجيات في جدة، أن لديها نحو عشرة مشاريع. وبعد جلسة مساء الخميس مع دفترها بلغ العدد 51 مشروعًا، منها «استمارة السيارة مجدَّدة قبل انتهائها» و«قاعة حفل تخرّج أخيها محجوزة». وكان كثير منها بلا أي خطوة تالية، وهذا ما يفسّر عودتها إلى ذهنها قبل النوم كل ليلة. أضافت سارة إلى كل مشروع خطوة ملموسة واحدة، مثل «حجز موعد الفحص الدوري للسيارة عبر الإنترنت». بعدها صارت القائمة خريطة واضحة بعد أن كانت عبئًا غامضًا.
طريقة استخدامه
- 1المرور على مجالات العمل والبيت والمال والصحة والأسرة واحدًا تلو الآخر، وتدوين كل نتيجة تحتاج إلى أكثر من خطوة ويمكن إنجازها خلال عام.
- 2إعادة صياغة كل بند بصيغة حالة منجزة يمكن شطبها عند اكتمالها، مثل «طبيب أسنان جديد مختار وأول موعد فحص محجوز».
- 3التأكد من أن لكل مشروع خطوة تالية ملموسة واحدة على الأقل، وإضافة خطوة لكل مشروع يفتقدها، ثم تكرار هذا الفحص في كل مراجعة أسبوعية.