مفهوم
مصفوفة إدارة الوقت (Time Management Matrix)
مصفوفة إدارة الوقت أداة وضعها ستيفن كوفي لفرز كل نشاط بحسب كونه عاجلًا أو مهمًا، فتكشف أين يذهب أسبوعنا فعلًا، وتعين على نقل الوقت إلى العمل المهم الذي لم يصبح عاجلًا بعد.
العاجل هو ما يطالب بانتباهنا الآن. والمهم هو ما يخدم رسالتنا وقيمنا والأهداف التي نهتم بها حقًا. وبتقاطع المحورين تنشأ أربعة أرباع. الربع الأول عاجل ومهم: أزمات حقيقية ومواعيد تسليم لا تقبل التأجيل. والربع الثاني مهم وغير عاجل: الاستعداد، والصحة، والعلاقات، والتعلّم، والتفكير في ما هو آت. والربع الثالث عاجل وغير مهم: مقاطعات وتنبيهات واجتماعات تضغط علينا لكنها تخدم أولويات غيرنا. أما الربع الرابع فليس عاجلًا ولا مهمًا: تسكّع، وانشغال بلا ثمرة، وتصفّح بلا قصد. تُنسب فكرة الجدول عادةً إلى عبارة منقولة عن دوايت أيزنهاور، ولذلك تُعرف أيضًا باسم مصفوفة أيزنهاور. وأضاف كوفي أن الفعّالين ينظّمون حياتهم حول الربع الثاني. والفخ أن الربع الثالث يبدو عملًا حقيقيًا لأنه صاخب، بينما لا يرفع الربع الثاني صوته أبدًا. لذا لا يأتي وقته مما يفيض من الساعات، بل من الاعتذار عن مطالب الربع الثالث.
مثال من الواقع
نورة، مديرة عيادة أسنان في جدة، سجّلت وقتها أسبوعًا كاملًا. فوجدت أن 12 ساعة ذهبت إلى مكالمات المورّدين ورسائل المجموعات وأسئلة كان يمكن لموظفة الاستقبال حسمها، وهذا هو الربع الثالث. أما تدريب الفريق الجديد على نظام المواعيد، وهو سبب الفوضى اليومية، فلم ينل دقيقة واحدة. فوّضت نورة الرد على المورّدين، وخصّصت ساعة صباحية يوميًا للتدريب. وبعد ثلاثة أسابيع تراجعت شكاوى المرضى من تضارب المواعيد بوضوح.
طريقة استخدامه
- 1مراجعة الأسبوع الماضي من التقويم لا من الذاكرة، ووضع علامة على كل نشاط بحسب ربعه: الأول أو الثاني أو الثالث أو الرابع، ثم جمع الساعات في كل ربع.
- 2اختيار مطلبين من الربع الثالث هذا الأسبوع للاعتذار عنهما أو إعادتهما إلى أصحابهما، بردّ قصير ولطيف.
- 3حجز وقت أعمال الربع الثاني في التقويم أولًا عند التخطيط الأسبوعي، ثم ترك العاجل يملأ ما تبقّى من فراغ.