Kavram
Zaman Yönetimi Matrisi (Time Management Matrix)
Zaman yönetimi matrisi, Stephen Covey'nin her işi acil olup olmadığına ve önemli olup olmadığına göre dört kareye ayırdığı tablodur; haftanızın gerçekte nereye gittiğini gösterir ve zamanınızı henüz acil olmayan önemli işlere kaydırmanızı sağlar.
Acil, şu anda dikkatinizi talep eden iştir. Önemli ise misyonunuzu, değerlerinizi ve gerçekten önemsediğiniz hedefleri besleyen iştir. İki ekseni kesiştirdiğinizde dört kare çıkar. I. Kare acil ve önemlidir: gerçek krizler, kesin teslim tarihleri. II. Kare önemli ama acil değildir: hazırlık, sağlık, ilişkiler, öğrenme, ileriyi düşünmek. III. Kare acil ama önemsizdir: sizi sıkıştıran ama başkasının önceliğine hizmet eden bölünmeler, bildirimler, toplantılar. IV. Kare ne acildir ne önemli: oyalanmak, boş meşguliyet, amaçsızca ekran kaydırmak. Tablo genellikle Dwight Eisenhower'a atfedilen bir söze dayandırılır. Bu yüzden 'Eisenhower matrisi' adıyla da bilinir. Covey'nin eklediği iddia şudur: etkili insanlar hayatlarını II. Kare etrafında kurar. Tuzak, III. Kare'nin gürültülü olduğu için gerçek iş gibi hissettirmesidir. II. Kare hiç bağırmaz. Ona ayıracağınız zaman artakalan saatlerden çıkmaz; III. Kare'ye hayır demekten çıkar.
Gerçek hayattan bir örnek
Kadıköy'de bir mimarlık ofisinde proje yöneticisi olan Selin, bir hafta boyunca saatlerini not alıyor. 9 saatin WhatsApp gruplarına, 'iki dakikanızı alabilir miyim' telefonlarına ve karar vermediği toplantılara gittiğini görüyor. Bu, III. Kare. Aylardır ertelediği şantiye kontrol listesine ise hiç zaman kalmamış. İki rutin toplantıdan çekiliyor, grupları sessize alıyor ve salı ile perşembe sabahları ikişer saati listeye ayırıyor. Bir ay sonra şantiyeden gelen 'acil' telefonlar belirgin biçimde azalıyor.
Nasıl kullanılır
- 1Geçen haftanızı hafızanızdan değil, takviminizden sınıflandırın. Zamanınızı alan her işi I, II, III veya IV olarak işaretleyin ve her karedeki saatleri toplayın.
- 2Bu hafta reddedeceğiniz ya da sahibine iade edeceğiniz iki III. Kare talebini seçin ve her birini kısa, nazik bir hayırla geri çevirin.
- 3Haftalık planlamada önce II. Kare işlerini takviminize yerleştirin. Acil işler kalan boşluklara otursun.