Kavram
Her mesajda tek rica
Üç rica içeren bir mesajda çoğu zaman yalnızca biri yanıtlanır, genellikle de en kolayı; diğer ikisi kaybolup gider. Her mesajda tek rica ya da her maddesinde bir isim ve bir tarih bulunan numaralı bir liste, sizi alıcıların peşinden koşmaktan kurtaran kuraldır.
Bu kural, iş yerinde pek çok insanın nasıl okuduğundan çıkar: Ne yapmaları gerektiğini bulmak için metne göz gezdirir, ilk ya da en kolay ricayı halleder ve bir sonraki işe geçerler. Düz metin içinde sıralanmış üç rica, tek bir yanıta ve sahipsiz kalmış iki soruya dönüşür. Gerçekten üç şeye ihtiyacınız varsa her birinin kendi konu satırı olan üç ayrı mesaj gönderin ya da üçünü, karşılarına bir isim ve bir son tarih yazarak numaralı bir listeye koyun; yanıtsız kalanları takip etmeniz gerekeceğini de baştan kabul edin. Aynı disiplin belgeler için de geçerlidir: Her sayfada tek bir karar, en üstte açıkça yazılmış; öneri de analizden önce. Bu, İşte Bu Fikir Tutar! kitabındaki ana mesaj fikrinin yazılı karşılığıdır: En önemli olanı seçin, gerisi beklesin.
Gerçek hayattan bir örnek
Bir finans analisti, ay sonunda bölge müdürlerine gönderdiği e-postada üç şey istiyor: güncellenmiş tahminler, bir personel sayısı kontrolü ve yeni bir şablon hakkında görüşler. Müdürlerin çoğu yalnızca tahminleri gönderiyor. Ertesi ay analist, her birinin kendi konu satırı ve son tarihi olan üç kısa e-posta gönderiyor ve cumaya kadar üçünün de yanıtını alıyor.
Nasıl kullanılır
- 1Göndermeden önce ricaları sayın. Birden fazlaysa mesajı bölün ya da ricaları isim ve tarihlerle numaralandırın.
- 2Tek ricanızı ilk satıra yazın.
- 3Belgelerde her sayfaya tek karar koyun; öneriyi en başa yazın.