مفهوم
سير عمل التوضيح (Clarify Workflow)
سير عمل التوضيح هو المرحلة في منهج «Getting Things Done» لديفيد ألن التي يُتناول فيها كل ما جُمع في صندوق الوارد واحدًا تلو الآخر بدءًا من الأعلى، ويُحسم معناه وهل يتطلب فعلًا، ثم يُرسَل إلى مكان محدد بدل إعادته إلى الصندوق.
الجمع يُفرغ الذهن، لكنه يترك لنا كومة لا نظامًا. ومرحلة التوضيح هي التي تحوّل هذه الكومة إلى قرارات. أمام كل بند نطرح سؤالين: ما هذا؟ وهل يتطلب فعلًا؟ إن لم يتطلب فعلًا، فمكانه سلة المهملات أو قائمة «ربما يومًا ما» أو ملفات المرجع. وإن تطلب، نحدد الخطوة المادية التالية بدقة. ما يستغرق أقل من دقيقتين ننجزه فورًا، وما سواه نفوّضه أو نضعه في قائمة أو تقويم. وإذا احتاج البند أكثر من خطوة صار مشروعًا أيضًا. والقواعد هنا أهم من الأدوات: البدء من الأعلى، ومعالجة بند واحد في كل مرة، وعدم إعادة أي بند إلى الصندوق لمجرد أنه ثقيل. فذلك التردد هو بالضبط التفكير الذي ينتظره البند. وحين نتجاوز هذه المرحلة تمتلئ قوائمنا بعبارات غامضة مثل «أمي» أو «الضرائب». عندها نضطر إلى إعادة التفكير فيها كلما نظرنا إليها، حتى نكفّ عن النظر إليها أصلًا.
مثال من الواقع
يعود يوسف، وهو مهندس مدني في جدة، من موقع مشروع استمر ثلاثة أسابيع، فيجد 52 رسالة وورقة في صندوقه. البند الأول مكتوب عليه «السيارة» فقط. بدل تأجيله يسأل نفسه عن المقصود، فيتذكر أن رخصة السير تنتهي هذا الشهر. الخطوة التالية هي حجز موعد الفحص الدوري عبر التطبيق، ولا تستغرق دقيقتين، فينجزها فورًا. أما البند الثاني، «عرض المقاول»، فيحتاج إلى اجتماع، فيضيفه إلى تقويم يوم الأحد. وبعد 40 دقيقة يصبح الصندوق فارغًا.
طريقة استخدامه
- 1تناول البند الأعلى وحده وطرح سؤالين: ما هذا، وهل يتطلب فعلًا؟ فإن لم يتطلب، يُحذف أو يُحفظ مرجعًا أو يُضاف إلى قائمة «ربما يومًا ما».
- 2إن تطلب البند فعلًا، تحديد الخطوة المرئية التالية بصيغة فعل واضح، ثم إنجازها فورًا إن استغرقت أقل من دقيقتين، وإلا تفويضها أو وضعها في قائمة أو تقويم.
- 3عدم إعادة أي بند إلى الصندوق أبدًا، وإضافته إلى قائمة المشاريع إن احتاج عدة خطوات، ثم الانتقال إلى البند التالي حتى يفرغ الصندوق.