مفهوم
أرشيف المراجع (Reference Filing)
أرشيف المراجع هو منح كل ورقة أو ملف نرغب في الاحتفاظ به ولا يتطلب منا أي إجراء، كضمان جهاز أو عقد إيجار أو محضر اجتماع، عنوانًا ثابتًا في نظام أبجدي واحد بسيط، حتى لا يختلط أبدًا بالأعمال التي علينا إنجازها.
يفصل ديفيد ألن في منهج «إنجاز الأمور» (Getting Things Done) بين ما يتطلب منا عملًا وما نريد الاحتفاظ به فقط. المادة المرجعية ليست مهمة، لكنها حين تبقى بلا عنوان تتكدّس على المكتب وفي صندوق الوارد. ومع كل نظرة إلى الكومة يُفتح سؤال صغير من جديد: هل هنا شيء ينتظرني؟ هذا الضجيج يُضعف ثقتنا بقوائم المهام، لأن «ما يُنجَز» و«ما يُحفَظ» صارا خليطًا واحدًا. والعلاج بسيط عن قصد: ملف أبجدي عام واحد بدل شجرة تصنيفات متشعبة، توضع فيه كل ورقة تحت أول كلمة تخطر لنا حين نبحث عنها. فإذا استغرق حفظ ورقة أكثر من دقيقة تقريبًا، توقفنا عن الحفظ بعد أيام وعادت الأكوام. سرعة الحفظ هنا أهم من كمال التنظيم. أما ما نحتاجه في يوم بعينه فمكانه ملف التذكير (Tickler)، وهو يعيده إلينا في اليوم المناسب.
مثال من الواقع
في جدة، يفتح الصيدلي خالد مساء الخميس صندوق أوراقه المتراكمة. يجد فيه عقد إيجار الشقة، وفاتورة صيانة سيارته بقيمة 850 ريالًا، وملاحظات من لقاء مع مورّد أدوية جديد، ودعوة لزفاف ابن عمه بعد ثلاثة أسابيع. لا شيء منها يحتاج إلى عمل الليلة. يذهب العقد إلى حرف «ع»، والفاتورة إلى «س» تحت كلمة سيارة، والملاحظات إلى ملف باسم المورّد. أما الدعوة فتوضع في ملف التذكير قبل الموعد بيومين. بعد سبع دقائق يخلو الصندوق، ولا يبقى في قائمته إلا ما يجب إنجازه فعلًا.
طريقة استخدامه
- 1إنشاء ملف أبجدي واحد من الألف إلى الياء، سواء كان درجًا من المجلدات البسيطة أو مجلدًا رقميًا واحدًا بمجلدات فرعية مرتبة أبجديًا، مع إبقاء مجلدات فارغة في متناول اليد حتى لا يستغرق فتح عنوان جديد أكثر من ثوانٍ.
- 2طرح سؤال واحد عند فرز صندوق الوارد: هل يتطلب هذا منا إجراءً؟ فإن لم يتطلب وأردنا الاحتفاظ به، حفظناه تحت أول كلمة سنبحث بها عنه. وإن كنا سنحتاجه في يوم محدد، وضعناه في ملف التذكير.
- 3تنقية الملف مرة كل عام، وعدم ملء الأدراج بأكثر من ثلاثة أرباعها تقريبًا، حتى يبقى الحفظ سريعًا بما يكفي فلا نعود إلى الأكوام.