Kavram
Referans Dosyalama (Reference Filing)
Referans dosyalama, saklamak istediğiniz ama sizden hiçbir işlem beklemeyen her belgeye (garanti belgesi, kira sözleşmesi, toplantı notu gibi) tek ve basit bir A–Z sisteminde sabit bir adres vermektir; böylece bu belgeler yapılacak işlerinizin arasına hiç karışmaz.
David Allen'ın Getting Things Done yaklaşımı, yapılacak işlerle yalnızca saklanacak şeyleri birbirinden ayırır. Referans malzemesi bir görev değildir. Ama adresi olmadığında masada ve gelen kutusunda birikir. Yığına her baktığınızda küçük bir soru yeniden açılır: Burada benim yapmam gereken bir şey var mı? Bu gürültü görev listelerinize olan güveninizi aşındırır, çünkü "yapılacak" ile "saklanacak" artık birbirine karışmıştır. Çözüm bilerek sıkıcıdır. Ayrıntılı kategori ağaçları yerine tek bir alfabetik dosya kullanın ve her belgeyi, ararken aklınıza ilk gelecek kelimenin altına koyun. Bir şeyi dosyalamak bir dakikadan uzun sürüyorsa bir süre sonra bunu bırakırsınız ve yığınlar geri gelir. Kusursuz düzenden çok dosyalama hızı önemlidir. Belirli bir günde lazım olacak kâğıtlar ise A–Z dosyasına değil, onları tam o gün size geri veren hatırlatma dosyasına (tickler) gider.
Gerçek hayattan bir örnek
Kadıköy'de serbest çalışan grafik tasarımcı Mert, pazartesi sabahı masasındaki tomarı elden geçiriyor. Tomarda kombinin garanti belgesi, nisan ayının aidat makbuzu, yeni bir müşteriyle yaptığı ilk toplantının notları ve üç hafta sonraki konserin bileti var. Hiçbiri bugün iş gerektirmiyor. Garanti "K" harfine, makbuz "A" harfine, notlar müşterinin adını taşıyan klasöre gidiyor. Bilet ise konserden önceki güne, hatırlatma dosyasına. Beş dakikada masa boşalıyor ve listesinde yine yalnızca işler kalıyor.
Nasıl kullanılır
- 1Tek bir A–Z dosyası kurun. Bu, düz klasörlerden oluşan bir çekmece ya da alfabetik alt klasörleri olan tek bir dijital klasör olabilir. Boş klasörleri elinizin altında tutun ki yeni bir etiket açmak saniyeler sürsün.
- 2Gelen kutunuzu işlerken "Bunun için bir şey yapmam gerekiyor mu?" diye sorun. Gerekmiyorsa ve saklamak istiyorsanız, ararken aklınıza gelecek ilk kelimeye göre dosyalayın. Belirli bir gün lazım olacaksa hatırlatma dosyasına koyun.
- 3Dosyayı yılda bir ayıklayın ve çekmeceleri dörtte üçünden fazla doldurmayın. Böylece dosyalama yeterince hızlı kalır ve yeniden yığın yapmaya dönmezsiniz.