مفهوم
قائمة الانتظار (Waiting For List)
قائمة الانتظار هي قائمة مستقلة في منهج «Getting Things Done» لديفيد ألن، تُدوَّن فيها كل مهمة أُسندت إلى غيرنا وكل شيء ننتظره من الآخرين، مع اسم المسؤول عنه وتاريخ الطلب، لنتابعه بالوقائع لا بالذاكرة.
حين نبدأ بتجميع الخطوات التالية بحسب السياق، يظهر نوع مختلف من البنود. هي أعمال لا يقع تنفيذها علينا، لكن نتيجتها تهمنا مباشرة: عرض سعر من مقاول، وأرقام ينتظرها التقرير من زميل، واسترداد مبلغ من شركة طيران. إذا بقيت هذه البنود في قوائم المهام ازدحمت بأعمال لا نستطيع تحريكها. وإذا بقيت في الذاكرة وحدها عادت إلينا في منتصف الليل أو لم تعد أبدًا. الحل عند ألن قائمة خاصة، يحمل كل سطر فيها ثلاث معلومات: ما الذي ننتظره، وممن، ومتى طلبناه. والتاريخ أهم هذه المعلومات، لأنه يحوّل الشعور الغامض بأن أحدًا لم يرد إلى حقيقة واضحة: مضت تسعة أيام وحان وقت التذكير. وليست القائمة سجلًا لمحاسبة الآخرين، بل وسيلة تمنع ضياع العمل بين طرفين. ونراجعها في المراجعة الأسبوعية، ونتابع كل بند تأخر.
مثال من الواقع
في الرياض تدير نورة عيادة أسنان صغيرة، وقد طلبت في أسبوع واحد ثلاثة أشياء: صيانة جهاز الأشعة من الشركة الموردة، وموافقة شركة التأمين على علاج أحد المرضى، وجدول المناوبات من الطبيب فهد. لم تعتمد على الذاكرة، بل أضافت ثلاثة أسطر إلى قائمة الانتظار مع تاريخ كل طلب. وعند مراجعتها يوم الخميس وجدت أن موافقة التأمين متأخرة ستة أيام. اتصلت بالشركة صباحًا، فحُدد موعد المريض قبل نهاية الأسبوع بدل أن يتأجل شهرًا كاملًا.
طريقة استخدامه
- 1تدوين سطر واحد لحظة إسناد أي مهمة أو طلب أي شيء من الآخرين: البند، والشخص المسؤول، وتاريخ الطلب.
- 2فصل هذه القائمة عن قوائم السياق، حتى لا يبقى في تلك القوائم إلا ما يمكننا تنفيذه بأنفسنا الآن.
- 3مراجعة القائمة كاملة في كل مراجعة أسبوعية، وإرسال تذكير قصير ولطيف لكل بند تجاوز الموعد المتفق عليه.