أفضل الكتب لإدارة الوقت: ترتيب القراءة للمبتدئين

ينطلق آلن في كتاب «إنجاز الأمور» ⁦(Getting Things Done)⁩ من ملاحظة بسيطة: كل مهمة غير مكتملة نحملها في رؤوسنا تبقى حلقة مفتوحة ⁦(Open Loop)⁩ تستنزف انتباهنا بصمت. والعلاج نقلها جميعاً إلى نظام خارجي نثق به. يقسّم الكتاب العمل إلى خمس مراحل: الجمع، والتوضيح، والتنظيم، والمراجعة، والتنفيذ. وأكثر أدواته رسوخاً اثنتان. الأولى قاعدة الدقيقتين ⁦(Two-Minute Rule)⁩، أي إنجاز ما يستغرق أقل من دقيقتين فوراً. والثانية تحديد الخطوة التالية ⁦(Next Action)⁩ الملموسة لكل مشروع.

وضعناه أولاً لأن نصائح الأولوية في الكتب التالية لا تنفع إلا حين تكون أمامنا قائمة تظهر فيها الأعمال كلها. وبصراحة، أسلوب الكتاب جافّ ومثقل بالتفاصيل. وقد تبدو قوائم السياق ونظام الملفات والمراجعة الأسبوعية ثقيلة في القراءة الأولى. لا حاجة إلى بناء ذلك كله دفعة واحدة؛ فعادة الجمع ⁦(Capture)⁩ والمراجعة الأسبوعية ⁦(Weekly Review)⁩ تكفيان لحمل بقية النظام. أما طبعة 2015 المنقّحة فأقرب إلى الأدوات الرقمية.

يدور الكتاب حول سؤال تركيز ⁦(Focusing Question)⁩ واحد: ما الشيء الواحد الذي إن أنجزناه صار كل ما عداه أسهل أو غير ضروري؟ هذا السؤال يمنح القائمة الطويلة التي يخرج بها قارئ آلن منطقاً للترتيب. ومنه جاء تشبيه أحجار الدومينو ⁦(Domino Effect)⁩: إسقاط الحجر الأول الصحيح يجعل ما بعده يسقط بجهد أقل. أما الاقتراح العملي فطموح: حجز أربع ساعات من أكثر ساعات اليوم إنتاجاً لهذا العمل الواحد، وحمايتها في التقويم.

نقطة الضعف هي التكرار؛ فالفكرة نفسها تُعاد بصيغ مختلفة مرات كثيرة. وبعض قصص النجاح تُعرض دون أي سؤال عن نصيب الحظ فيها. كما أن كتلة يومية من أربع ساعات بلا انقطاع ليست واقعية لمعظم الموظفين الذين لا يتحكمون في مواعيد اجتماعاتهم. ومع ذلك فطرح سؤال التركيز كل صباح عادة نافعة حتى لمن لا يكمل الكتاب.

العنوان الأصلي «Eat That Frog!» يلخّص الفكرة: إنجاز أصعب مهام اليوم وأهمها، أي «الضفدع»، في أول الصباح، فيبدو كل ما بعدها أخف. الكتاب قصير ومباشر لكنه غير عميق، ففيه 21 اقتراحاً لمواجهة التسويف، لكل منها بضع صفحات. وأنفع ما فيه أمران. الأول تخطيط الغد في المساء السابق. والثاني طريقة الحروف الخمسة ⁦(ABCDE Method)⁩ التي تمنح كل مهمة حرفاً. فالحرف A لما يترتب على إهماله عاقبة جدية، والحرف E لما يمكن حذفه من القائمة تماماً.

الأنسب قراءته مكمّلاً تطبيقياً لكتاب «الشيء الواحد»، لا إطاراً نظرياً مستقلاً. نبرته قريبة من كتب التحفيز، ومعظم نصائحه قائمة على ملاحظات المؤلف لا على أبحاث منشورة. لذلك فإن إنهاءه في جلسة أو اثنتين واختيار عادتين أو ثلاث منه أجدى من محاولة تطبيق اقتراحاته كلها.

هذا الكتاب يجادل بقية القائمة. فعمر من 80 عاماً يقارب 4000 أسبوع، ولا يستطيع أي نظام أن يحشر فيه كل ما نظن أنه واجب علينا. وكلما زادت كفاءتنا جاءنا عمل أكثر؛ فمن يفرغ بريده بسرعة يتلقى رسائل أكثر. يسمّي بيركمان ذلك فخ الكفاءة ⁦(Efficiency Trap)⁩. وهو لا يرى المخرج في تقنية أفضل، بل في قبول المحدودية ⁦(Accepting Finitude)⁩ ثم الاختيار عن وعي.

جعلناه رابعاً لأن قراءته قبل تجربة أدوات الكتب الثلاثة الأولى قد تجعله يبدو إذناً بترك كل شيء. والواقع أن بيركمان لا يعادي الأدوات. فهو يقترح التقصير المتعمَّد ⁦(Strategic Underachievement)⁩ في بعض المجالات. ويدعو إلى حساب مغالطة التخطيط ⁦(Planning Fallacy)⁩ التي تجعل كل خطة تستغرق أطول مما قدّرنا. ويفضّل إنهاء مشروع كبير واحد على حمل عدة مشاريع معاً. تقنياته الملموسة قليلة ومساحة التأمل فيه واسعة؛ يراه بعض القرّاء ناقصاً، ويجده آخرون مريحاً.

ينقل ماكيون تشخيص بيركمان إلى لغة العمل اليومي: محاولة فعل كل شيء تعني ألّا نتقدّم في شيء. منهجه ثلاث مراحل: تمييز ما يهمّ فعلاً، واستبعاد الباقي، وتسهيل تنفيذ ما تبقّى. ومن أدواته اللافتة المعايير الصارمة ⁦(Extreme Criteria)⁩، أو قاعدة 90%: إذا نالت فرصة أقل من 9 من 10 فالجواب هو الرفض. ومنها أيضاً الرفض اللبق ⁦(Graceful No)⁩ الذي لا يجرح العلاقة، وترك هامش احتياطي ⁦(Buffer)⁩ في الجدول.

وضعناه في النهاية لأنه يربط ما سبقه، فنظام الجمع وسؤال الأولوية وفكرة الحدود تتحول هنا إلى قرارات يومية. أما المآخذ، فمعظم أمثلته من بيئة المديرين والعاملين في المعرفة، والرفض ليس خياراً متاحاً دائماً لمن لا يختار مهامه بنفسه. كما يتداخل الكتاب بوضوح مع «الشيء الواحد». فمن يقرأهما متتاليين يستفيد أكثر بالتركيز على فصول الاستبعاد ووضع الحدود في «الجوهرية».