BookYol

Kavram

Hatırlatma Dosyası (Tickler File)

Hatırlatma dosyası (tickler file), şu an işinize yaramayan bir belgeyi ya da notu saklayıp tam ihtiyaç duyacağınız gün önünüze geri getiren ve ayın günleri için 31, aylar için 12 olmak üzere toplam 43 klasörden oluşan bir sistemdir.

Gelen kutunuzu işlerken karşınıza çıkan her şey bugünün görevi değildir. Bazı şeyler ancak ileri bir tarihte anlam kazanır. Hatırlatma dosyasını referans arşivinden ayıran da budur. Referans arşivi A'dan Z'ye dizilir ve siz aradığınızda oradadır. Hatırlatma dosyası ise tersine çalışır: siz onu aramazsınız, o sizi doğru gün bulur. Bu sistem olmadan tarihli kâğıtlar ya masada birikir ya da hafızanıza emanet edilir. Her bakışta da "bu ne zamandı?" sorusu yeniden açılır. İşleyişi basittir. Her sabah o günün klasörünü gelen kutunuza boşaltırsınız. Ay sonunda da gelecek ayın klasörünü günlere dağıtırsınız. Dijital karşılığı, belgeyi ekleyerek takvime tarihli hatırlatma kurmaktır. Önemli olan klasörler değil, tarih tetikleyicisidir. Dürüst olalım: bu dosya ancak her gün açılırsa işe yarar. Bir hafta bakmadığınız hatırlatma dosyası hiç olmamasından daha tehlikelidir, çünkü ona güvenip konuyu aklınızdan çıkarmışsınızdır.

Gerçek hayattan bir örnek

Mart başında Deniz Hanım'a, Ekim'de Kadıköy'de yapılacak bir sektör konferansının davetiyesi geliyor. Erken kayıt indirimi 1 Eylül'de açılacak. Davetiyeyi altı ay masada bekletmek yerine "Eylül" klasörüne atıyor ve konuyu aklından çıkarıyor. 31 Ağustos akşamı Eylül klasörünü günlere dağıtırken davetiyeyi "1" numaralı klasöre koyuyor. 1 Eylül sabahı davetiye gelen kutusunda. Deniz Hanım kaydını beş dakikada tamamlıyor ve indirimi kaçırmıyor.

Nasıl kullanılır

  1. 11'den 31'e kadar günlük ve Ocak'tan Aralık'a kadar aylık 43 klasör hazırlayın. İsterseniz aynı düzeni takviminizde, belge eklenmiş tarihli hatırlatmalarla kurun.
  2. 2Bir öğeyi dosyalarken "Bunu tam olarak hangi gün yeniden görmem gerekiyor?" diye sorun ve o güne ya da aya yerleştirin. "Yakında" bir tarih değildir.
  3. 3Her sabah o günün klasörünü gelen kutunuza boşaltın. Ayın son günü de gelecek ayın klasörünü günlük klasörlere dağıtın.