İş Bitirici
David Allen
Getting Things Done
İş Bitirici (Getting Things Done), David Allen'ın berrak bir zihin ve güvenilir bir sistem için geliştirdiği yöntemdir. Her açık döngüyü tek bir gelen kutusunda toplayın; her birinin bir sonraki fiziksel eylem mi, yoksa bir proje mi olduğunu netleştirin; listeleri düzenleyin, her hafta gözden geçirin ve uygulayın. Kitabın en bilinen fikirleri iki dakika kuralı (iki dakikadan kısa süren her işi hemen yapmak), projeler ile sonraki eylemler arasındaki ayrım ve bütün sistemi inandırıcı tutan haftalık gözden geçirmedir.
Büyük işin imkânsız görünmesinin bir nedeni, gece üçte kafanızda onun etrafında dönen kırk küçük iştir. Allen'ın yöntemi kafanızdakileri zihninizin güvenebileceği bir sisteme boşaltır; büyük iş de gerçek boyutuna iner.
Kitabın özü
Allen'ın çıkış noktası şudur: Zihin fikir üretmek için vardır, onları tutmak için değil. Söz verip henüz yapmadığınız her iş, ya yapılana ya da güvendiğiniz bir yere bırakılana kadar dikkatinizi meşgul eder. Allen bunlara açık döngü der; açık döngülerle dolu bir kafa odaklanamaz ve her şeyi aynı anda hatırlatıp durur. Yöntem beş adımdan oluşur. Kayda geçirin: Her şeyi tek bir gelen kutusuna atın; önce bütün taahhütlerinizi ve endişelerinizi kapsayan eksiksiz bir taramayla, sonra bir alışkanlık olarak. Netleştirin: Her madde için bunun eyleme dökülebilir olup olmadığını, öyleyse ilk fiziksel adımın ne olduğunu sorun; iki dakikadan kısa süren her şey o anda yapılır. Düzenleyin: Maddeleri listelere ayırın, özellikle de iki listeye. Projeler, birden fazla adım isteyen sonuçlardır; sonraki eylemler ise somut hamlelerdir. Bir projeye başlanamaz, yalnızca bir sonraki eylemine başlanabilir. Gözden geçirin: Sistemi güvenilir tutan haftalık bir saat ayırın. Ve uygulayın: Ne yapacağınızı bulunduğunuz yere, zamanınıza, enerjinize ve önceliklere göre seçin. Bunların çevresinde dokunulmaz bir alan olarak takvim, 'bir gün belki' listesi ve başvuru dosyaları yer alır.
İlk kez 2001'de yayımlanan ve 2015'te elden geçirilen kitap, kâğıt klasörler döneminden çok daha uzun yaşayan bir yöntem ve bir topluluk yarattı. Terimleri (bir sonraki eylem, iki dakika kuralı, haftalık gözden geçirme) bugün kitabı hiç okumamış insanlar tarafından da kullanılıyor.
Kime göre
- Kafasında tutabileceğinden fazla taahhüt taşıyan herkes
- Listeleri başlanması imkânsız sonuçlarla dolu olan erteleyenler
- Tek bir kural yerine eksiksiz bir sistem isteyen okurlar
Kime göre değil
- — Kaçınmanın psikolojisini anlamak isteyen okurlar: Allen sistem kurar, korkuyu ele alan Fiore'dir
- — Bütün düzeneği kurup haftalık gözden geçirmeyi atlayacak olanlar: Gözden geçirme olmadan sistem çöker
Ana dersler
01
Her şeyi güvendiğiniz tek bir yerde toplayın
İşte ve özel hayatta ne kadar açık döngü varsa, önce bir tarama, sonra bir alışkanlık olarak tek bir gelen kutusuna gider. Rahatlama bedende hissedilir. Pratik kazanç da şudur: Büyük iş artık aklınızda tuttuğunuz diğer her şeyin kaygısını taşımaz. Zihninizin bir köşesi dişçi randevusunu ve kesilecek faturayı beklemeden otuz dakika çalışabilirsiniz.
İstanbul'da bir ürün yöneticisi taramayı bir pazar günü yapıyor ve yüz on iki maddeyle bitiriyor. On dokuzu iki dakikadan kısa sürüyor ve aynı saat içinde bitiyor. Geriye on bir gerçek proje kalıyor; gözünün korktuğu yol haritası belgesi de bir sonraki adımı hiç yazılmamış tek proje çıkıyor.
02
İki dakika kuralı
Gelen kutusunu işlerken iki dakikadan kısa süren her iş hemen yapılır, çünkü onu bir yere kaydetmek yapmaktan pahalıya gelir. Kural, erteleyenlerin bahane olarak kullandığı küçük işleri temizler ve geriye gerçek işlerden oluşan bir liste bırakır.
Bursa'daki bir muhasebeci, gelen kutusunun yarısının iki dakikalık yanıtlar ve randevu talepleri olduğunu görüyor. Hepsini tek oturuşta bitirince bunlar beyannamenin bekletilmesinin gerekçesi olmaktan çıkıyor.
03
Bir projeye değil, bir sonraki eylemine başlanır
'Tezi yazmak' bir sonuçtur; 'birinci bölümü açıp literatürdeki boşluk üzerine paragrafı yazmak' ise bir eylemdir. Her projeye, başka biri yalnızca o cümleyi okuyup yapabilecek kadar somut tek bir sonraki eylem verilir. Korkutucu sonuçların listesi, on dakikada yapılabilecek hamlelerin listesine dönüşür.
Bir yüksek lisans öğrencisinin listesinde beş haftadır 'tez' yazıyor. Bunu bir sonraki eylem olarak yeniden yazınca bölüm o gün kırk dakikalık bir çalışma alıyor; ondan sonraki eylem de paragrafı ekleyip danışmanına tek bir e-posta göndermek.
04
Haftalık gözden geçirme sisteme güveni korur
Haftada bir saat: Gelen kutusunu boşaltın, her projenin bir sonraki eylemi olup olmadığına bakın, bitenleri çizin, yenileri ekleyin, önünüzdeki günlere göz atın. Allen buna başarının kritik etkeni der. Bir aydır bakılmamış bir listeye zihin artık inanmaz ve açık döngüler yeniden kafaya döner.
İzmir'de bir çevirmen gözden geçirmeyi pazar sabahına koyuyor. Üçüncü hafta, kimsenin bir yere yazmadığı bir teslim tarihini ve bir sonraki eylemi olmadığı için sessizce durmuş bir projeyi yakalıyor.
Bugün dene
Taramayı bu akşam yapın: Taşıdığınız her açık döngüyü tek bir listeye yazın, iki dakikadan kısa süren maddeleri yazdıkça bitirin ve her projeye, başka birinin de uygulayabileceği bir sonraki eylem verin.
Hızlı kontrol
İki dakika kuralı nedir?
Proje ile bir sonraki eylem arasındaki fark nedir?
Seçme alıntılar
“Zihniniz fikir üretmek içindir, onları tutmak için değil.”
“Bir eylem iki dakikadan kısa sürecekse, tanımlandığı anda yapılmalıdır.”