BookYol

Kavram

Sıfır Gelen Kutusu (Inbox Zero)

Sıfır Gelen Kutusu (Inbox Zero), e-postadan notlara ve masadaki evrak yığınına kadar tüm gelen kutularınızı, her öğenin ne anlama geldiğine ve nereye gideceğine karar vererek düzenli olarak boşaltma pratiğidir; böylece hiçbir şey kararsız beklemez.

Kavramı Merlin Mann, David Allen'ın Getting Things Done yöntemi üzerine kurdu. En yaygın yanlış anlama, sıfırın her işi bitirdiğiniz anlamına geldiğini sanmaktır. Öyle değil. Sıfır, her öğe hakkında karar verdiğiniz anlamına gelir: Bu ne ve bir eylem gerektiriyor mu? Gelen kutusu bir bekleme alanıdır, yapılacaklar listesi değil. Onu liste gibi kullandığınızda her bakışta aynı mesajları yeniden okur, yeniden tartarsınız. Sizi asıl yoran, bu görünmez tekrar düşünmedir. Yöntem bilerek mekaniktir. En üstteki öğeyi alın ve kendinize sorun: Bununla bir şey yapmam gerekiyor mu? Gerekmiyorsa silin, referans olarak arşivleyin ya da "bir gün" listesine atın. Gerekiyorsa ve iki dakikadan kısa sürüyorsa hemen yapın. Daha uzunsa devredin veya somut bir sonraki adımı yazıp göreceğiniz yere koyun. Sistemi ayakta tutan tek kural şudur: Hiçbir şey kutuya geri dönmez. Asıl hedef ekrandaki sıfır değildir. Asıl hedef, kafanızda kararsız bekleyen iş kalmamasıdır.

Gerçek hayattan bir örnek

Kadıköy'de bir reklam ajansında hesap yöneticisi olan Emre, pazartesi sabahı 187 okunmamış e-postayla karşılaşıyor. Acil olanları gözüyle taramıyor, en üstten başlıyor. İlk sırada bir bülten var; abonelikten çıkıyor. Müşterinin sunum revizyonu için listesine "3–7. slaytları yorumlara göre güncelle" yazıyor ve e-postayı arşivliyor. Bir toplantı davetini yarım dakikada kabul ediyor. Kırk dakika sonra kutu boş. İşler bitmedi ama Emre neyin nerede durduğunu tam olarak biliyor.

Nasıl kullanılır

  1. 1Günde bir ya da iki sabit zaman belirleyin ve e-postayı yalnızca o saatlerde işleyin; arada kutuyu kapalı tutun. Sürekli kontrol etmek, işlemek değildir.
  2. 2Yukarıdan aşağıya, tek tek ilerleyin ve her öğe için karar verin: silin, arşivleyin, iki dakikalıksa hemen yapın, devredin ya da bir sonraki adıma dönüştürün.
  3. 3Birikim çok büyükse iki haftadan eski her şeyi "birikmiş" klasörüne taşıyın ve bugün sıfırdan başlayın. Eski yığını ise kısa oturumlarla eritin.