Kavram
Operasyon kılavuzu
Operasyon kılavuzu, Michael Gerber'in bir işletmenin tekrar eden işlerini nasıl yaptığının yazılı kaydına verdiği addır; amaç, daha az deneyimli birinin de aynı işi kimseye sormadan aynı şekilde yapabilmesidir. Bir işletmeyi devredilebilir kılan budur.
Küçük bir işletmede kılavuzun kalın bir klasör olması gerekmez; tek sayfalık belgelerden oluşan bir dosya yeter. Her sayfayı o işi yapan kişi yazar: Yeni müşteri nasıl karşılanır, bir işe nasıl fiyat verilir, teslimat nasıl paketlenir, şikâyet nasıl ele alınır, hesaplar nasıl bölünür. Yazmak işi yalnızca kayda geçirmez, onu değiştirir de. Fiyatı nasıl verdiğinizi yazmaya oturduğunuzda üç ayrı yöntem kullandığınızı fark edersiniz; görünür hâle gelen sistem de iyileşir. Bir sayfanın sınavı basittir: Başka biri onu size hiçbir şey sormadan bir kez uygulayabiliyor mu? Hiç eleman almayacak olsanız bile kılavuz önemlidir. Bu noktada Paul Jarvis'in tek kişilik şirket fikrine bağlanır: Küçük kalmayı bir tercih hâline getiren, kılavuzdur. Kılavuzu olan bir işletme bir aylığına yardım alabilir, işi geçici olarak birine bırakabilir ya da satılabilir. Kılavuzu olmayan işletme ise sizden ibarettir.
Gerçek hayattan bir örnek
Muğla yakınlarında arıcılık yapan bir kadın, yıllardır ezberden yürüttüğü işleri yazıya döküyor: ilkbaharda kovan kontrolü, hasat, kavanozların doldurulup etiketlenmesi, internetten gelen siparişlerin kargolanması. Toplam yedi sayfa. Haziranda bileğini kırınca komşusunun oğlu altı hafta boyunca işi bu sayfalara bakarak yürütüyor. Bir partide etiketler ters yapıştırılıyor; yine de bütün siparişler kargoya veriliyor.
Nasıl kullanılır
- 1Tekrar eden her süreç için bir sayfa yazın: adımlar yapıldıkları sırayla, istisnalar en altta.
- 2Sayfayı o işi yapan kişi yazsın; sayfayı iyileştirmek de onun sorumluluğunda olsun.
- 3Her sayfayı sınayın: Biri onu bir kez uygularken siz yalnızca izleyin ve hiç müdahale etmeyin.