Hedef
Zamanınızı daha iyi yönetmek: her şeyi değil, doğru şeyi yapmak
Zamanı daha iyi yönetmenin yolu daha hızlı çalışmak değil, çünkü hız çoğu zaman daha fazla iş getirir. İşe yarayan dört alışkanlık var. Aklınızdaki her şeyi güvendiğiniz tek bir yere yazın. Her madde için somut bir sonraki adım belirleyin. Önemli olmayana nazikçe hayır deyin. En önemli işinize takvimde korunan bir saat ayırın. Her şeyi hiçbir zaman bitiremeyeceksiniz. Amaç, yarım kalacak işleri tesadüfe değil, kendi önceliklerinize göre seçmek.
Aslında ne oluyor
Sabah dokuzda listenizde on iki madde var. Akşam altıda on beş. Gün boyunca bir dakika bile boş durmadınız: e-postalara cevap verdiniz, iki toplantıya girdiniz, bir iş arkadaşınızın «beş dakikalık» sorusu kırk dakika sürdü. Yine de sabah en çok yapmak istediğiniz iş bir kez daha yarına kaldı.
Ankara'da bir mimarlık ofisinde çalışan Deniz, geçen ay üçüncü verimlilik uygulamasını indirdi. İlk hafta her şey yerli yerindeydi: renkli etiketler, öncelik bayrakları, hatırlatıcılar. On ikinci gün uygulamayı açmayı bıraktı. İçindeki 140 madde ona yapılacak işler gibi değil, bir suçlama listesi gibi bakıyordu. Sorun Deniz'in disiplininde değildi. Sistem, her şeyin yapılabileceği varsayımıyla kurulmuştu. O varsayım çökünce sistem de çöktü.
Bu sayfa size günde fazladan saat vaat etmiyor. Elinizdeki saatlerin doğru şeylere gitmesi için beş fikir sunuyor. Her biri zaman yönetimi üzerine yazılmış farklı bir kitaptan geliyor.
Beş kitaptan beş fikir
- 1
Hızlanmak listeyi kısaltmaz
Oliver Burkeman, «Dört Bin Hafta»da sıradan bir ömrün yaklaşık dört bin hafta sürdüğünü hatırlatır. Asıl çarpıcı tespiti ise şudur: daha verimli hale geldikçe işiniz azalmaz, artar. E-postalara hızlı cevap veren kişi daha çok e-posta alır. Her işi yetiştiren kişiye daha çok iş verilir. Burkeman buna verimlilik tuzağı der. Çıkış yolu daha hızlı koşmak değil, her şeyi yapamayacağınızı baştan kabul etmektir. Bu kabul bir yenilgi değil. Seçim yapmaya ancak bundan sonra başlayabilirsiniz.
- 2
Her madde bir sonraki adıma dönüşmeli
David Allen, «Getting Things Done» kitabında aklın iş saklamak için kötü bir yer olduğunu söyler. Yarım kalan her şey arka planda dönüp durur ve dikkatinizi böler. İlk adım, aklınızdan geçen her şeyi tek bir gelen kutusuna yazmaktır. İkinci adım daha önemlidir, çünkü listedeki çoğu madde aslında henüz iş değildir. «Annemin doğum günü» bir iş değil, «cumartesi için çiçekçiyi aramak» bir iştir. Her madde için görünür, somut bir sonraki eylem belirlediğinizde liste sizi korkutmayı bırakır ve yapılabilir hale gelir.
- 3
Kişiye değil, talebe hayır demek
Greg McKeown, «Esansiyalizm»de her evetin sessizce başka bir şeyden zaman çaldığını hatırlatır. Hayır demeyi zorlaştıran şey çoğu zaman talebin kendisi değil, ilişkidir: karşınızdakini kırmaktan çekinirsiniz. McKeown kararı ilişkiden ayırmayı önerir. «Beni düşünmeniz çok hoş, ama bu ay yeni bir işe yer açamıyorum» demek, kişiye duyduğunuz saygıyı korurken talebi geri çevirir. Kısa vadede hafif bir mahcubiyet yaşarsınız. Uzun vadede ise saygı kazanırsınız, çünkü evetiniz artık bir anlam taşır.
- 4
En önemli işe takvimde randevu verin
Gary Keller ve Jay Papasan, «The ONE Thing» kitabında önemli işin «boş vakit bulunca» yapılmadığını gösterir, çünkü o vakit hiç gelmez. Çözüm, en önemli işinize takvimde sabit ve korunan bir saat ayırmaktır, örneğin her sabah dokuzdan on bire kadar. O saati iptal edilemeyen bir toplantı gibi ele alırsınız. Biri o saatte görüşmek isterse «o saatte doluyum» dersiniz. İçeride de tek bir işe odaklanırsınız: telefon başka odada, bildirimler kapalı. İki saatlik bölünmemiş dikkat, dağınık bir günün tamamından fazlasını üretir.
- 5
Zor işi akşamdan seçin, sabah ilk onu yapın
Brian Tracy, «Eat That Frog!» kitabında günün en zor ve en önemli işini bir kurbağaya benzetir. Sabah ilk iş onu yerseniz, günün geri kalanında başınıza daha kötüsü gelmez. Püf noktası, seçimi akşamdan yapmaktır. Sabah e-postayı açtığınız anda gün sizin yerinize karar vermeye başlar ve başkalarının acil işleri sizin önemli işinizin önüne geçer. Akşam beş dakika ayırıp yarının kurbağasını bir kâğıda yazın. Sabah gelen kutusuna bakmadan önce ona başlayın. Kurbağa her gün aynı iş olmak zorunda değil, ama her gün bir tane olmalı.
Bugün dene — ücretsiz
Bu akşam on dakika ayırın. Aklınızdaki her şeyi tek bir kâğıda yazın. En önemli üç madde için somut bir sonraki adım belirleyin. Yarın sabah gelen kutusuna bakmadan önce yapacağınız tek işi seçin. Devamı, on iki duraklık «Zamanımı yönet» yolunda.
Sık sorulan sorular
- Hangi uygulamayı ya da sistemi kullanmalıyım?
- Araç ikincil. Kâğıt bir defter de iş görür, telefon notları da. Önemli olan üç şey var: tek bir gelen kutusu, birkaç güvenilir liste ve bunlara haftada bir bakma alışkanlığı. Sistemler genellikle araç yüzünden değil, haftalık gözden geçirme atlandığı için çöker.
- Her şeyi bitiremeyeceksem neden plan yapayım?
- Tam da bu yüzden. Plan, her şeyi haftaya sığdırmak için değil, neyin dışarıda kalacağını sizin seçmeniz için yapılır. Plansız bir haftada da işler yarım kalır. Tek fark, hangilerinin kalacağına tesadüfün karar vermesidir.
- Hayır demek iş ilişkilerimi bozmaz mı?
- Çoğu zaman tersi olur. Her şeye evet diyen birinin sözleri zamanla değer kaybeder ve teslim tarihleri kayar. Kısa, nazik ve gerekçesi net bir hayır, yarım yamalak bir evetten daha az zarar verir. İsterseniz bir alternatif de sunabilirsiniz: daha sonraki bir tarih ya da işi o an üstlenebilecek başka biri.
- Sonuçları görmek ne kadar sürer?
- Aklınızı boşaltmanın rahatlığı genellikle ilk gün hissedilir. Korunan çalışma saatleri ve haftalık gözden geçirme ise ancak üç dört hafta düzenli uygulandığında oturur. Amaç kusursuz bir hafta değil, çöktüğünde yeniden kurabileceğiniz bir düzen.