Hedef
Daha iyi yazmak: okunan ve karşılık bulan e-postalar nasıl yazılır
İş hayatında daha iyi yazmak, yetenekten ya da zengin kelime dağarcığından çok sıralamayla ilgilidir. Okurun aklında kalması gereken tek şeyi belirleyin, onu ilk cümleye koyun, taslağı hızlı yazın, sonra iş görmeyen her kelimeyi atın. Çoğu mesaj kötü yazıldığı için değil, asıl mesele üçüncü paragrafa gömüldüğü için göz ucuyla geçiliyor ya da yanlış anlaşılıyor.
Aslında ne oluyor
Gün boyu yazıyorsunuz: e-postalar, haftalık durum raporları, teklifler, Slack mesajları. Yine de dönüşler çoğu zaman 'Benden tam olarak ne istiyorsunuz?' diye geliyor ya da hiç gelmiyor. Emek verdiğiniz bir metnin okunmadan geçilmesi can sıkıcı.
Levent'te bir proje yöneticisi düşünün. Müşteriye bütçe artışı için yazdığı e-posta dört paragraf. İlk üç paragraf geçmiş toplantıların özeti, asıl talep ise son paragrafın ortasında duruyor. Müşteri ilk satırlara bakıyor, metni bir bilgi notu sanıyor ve kapatıyor.
Genelde başvurulan çözüm durumu kötüleştirir: daha fazla bağlam, daha fazla çekince, kibar bir giriş paragrafı. Metin uzar, talep aşağı kayar ve kırk okunmamış mesajı olan okur geçip gider.
Sorun nadiren dilbilgisidir. Biz düşündüğümüz sırayla yazarız: önce arka plan, en sonda sonuç. Okurun ihtiyacı ise tam tersidir. Üstelik çok şey biliriz ve bize apaçık gelen şey, kafamızın içinde olmayan biri için görünmezdir. İyi haber şu: Bu, öğrenilebilir birkaç hamleden oluşan bir zanaat ve birkaç güçlü kitap bu hamlelerin çoğunda hemfikir.
Beş kitaptan beş fikir
- 1
Yazmaya başlamadan tek fikrinizi bulun
Chip ve Dan Heath, ordudan bir kavram ödünç alır: Komutanın Niyeti, yani planlar dağıldığında bile geçerli kalan tek hedef. Uyarıları açık: Üç şey söylerseniz hiçbir şey söylememiş olursunuz. 'Ne istiyorsunuz?' cevabı alan mesajların çoğunda, dikkat için yarışan birkaç yarım fikir vardır. Taslağa geçmeden şu cümleyi tamamlayın: 'Okurum tek bir şey hatırlayacaksa, o şey…' Bunu tek ve sade bir cümleyle söyleyemiyorsanız henüz yazmaya hazır değilsiniz ve hiçbir cila o mesajı kurtarmaz. Taslaktaki geri kalan her şey ya bu cümleyi destekler ya da çıkar.
- 2
Önce haberi verin, sonra neden önemli olduğunu söyleyin
Axios'un kurucuları bir haber merkezini basit bir yapı üzerine kurdu: bir cümlelik haber, ardından 'Neden önemli' başlıklı bir satır. Bu düzen gelen kutusunda da işe yarar, çünkü okur devam edip etmeyeceğine birkaç saniyede karar verir. İlk cümleniz kararı, talebi ya da değişikliği taşımalı. 'Umarım iyisinizdir' ya da üç satırlık bir geçmiş özeti bu işi görmez. İkinci cümle okurun asıl sorusunu yanıtlar: Bu benim için ne anlama geliyor? Arka plan, isteyenler için sonra gelebilir. Biri yalnızca ilk iki satırı okusa bile harekete geçebilmeli.
- 3
İlk taslağın bilerek çirkin olmasına izin verin
Ann Handley buna TUFD diyor: 'The Ugly First Draft', yani Çirkin İlk Taslak. Bunu kelimenin tam anlamıyla kastediyor. Yavaş ve kasıntılı yazanların çoğu, yazarken her cümleyi düzeltmeye çalışır. Bu da başlamayı zorlaştırır, sonucu ürkek kılar. İşleri ayırın. Önce her şeyi hızla dökün: cila yok, geri dönüp okumak yok, yarım cümleler serbest. Sonra on dakikalığına bile olsa uzaklaşın ve editör olarak geri gelin. Handley'nin vurgusu şu: İyi yazı büyük ölçüde yeniden yazmaktır ve boş bir sayfayı yeniden yazamazsınız. Taslağın tek görevi var olmak. Asıl iş ondan sonra başlar.
- 4
İş görmeyen kelimeleri atın
William Zinsser, gereksiz kalabalığı Amerikan yazısının hastalığı olarak tanımlar. İş e-postaları bu hastalığın en hızlı yayıldığı yerdir: 'Bu aşamada şunu belirtmek isterim ki', 'Kısaca bir dönüş yapmak istedim', 'Değerlendirilmesinin faydalı olabileceğini düşünüyorum'. Her ifade tek başına kibar ya da özenli görünür, ama hepsi bir arada anlamı gömer. Zinsser'in önerisi, her cümleyi en yalın bileşenlerine indirmek. Taslağınızdaki her kelimeye sorun: Bu bir iş görüyor mu? Çekinceler, ısınma cümleleri ve tekrarlar çoğu zaman görmez. İyi düzeltilmiş bir mesaj belirgin biçimde kısalır ve daha kaba değil, daha özgüvenli okunur.
- 5
Kimin ne yaptığını açıkça söyleyin
Strunk ve White'ın ince kural kitabında, yazı tavsiyelerinin en kullanışlı üç cümlesi hâlâ duruyor: etken çatıyı kullanın, ifadeleri olumlu biçimde kurun, gereksiz kelimeleri atın. 'Lansmanın ertelenmesine karar verilmiştir' cümlesi kimin karar verdiğini saklar ve kafa karıştırır. 'Lansmanı 12 Mayıs'a erteliyoruz' ise kimin harekete geçtiğini ve ne olacağını söyler. Aynı şekilde 'pek zamanında gelmez' yerine 'genellikle geç kalır' daha güçlüdür. Bir cümle bulanık geliyorsa eksik özneyi ve zayıf fiili arayın. Kimin ne yaptığını adlandırmak, sisten netliğe giden en kısa yoldur.
Bugün dene — ücretsiz
Yanıtsız kalan ya da kafa karıştıran son iş mesajınızı açın. Okurdan gerçekte ne istediğinizi tek cümleyle yazın. Mesajı bu cümleyle başlayacak şekilde yeniden kurun ve onu desteklemeyen her şeyi silin.
Sık sorulan sorular
- Daha iyi yazmak için dilbilgisi kurallarını öğrenmem gerekir mi?
- Çoğunlukla hayır. Dilbilgisi doğruluğa yardım eder, ama görmezden gelinen mesajlar genelde yapı yüzünden başarısız olur. Ya asıl mesele gömülüdür, ya tek talep yerine üç talep vardır ya da okurun bilmediği bir bağlam varsayılmıştır. Sıralamayı, odağı ve kalabalığı düzeltmek, iş yazışmalarını kural ezberlemekten çok daha fazla iyileştirir.
- Kısa ve doğrudan mesajlar kaba durmaz mı?
- Kısa olmak, ters olmak demek değildir. İlk satırdaki net bir talep okurun zamanına saygı gösterir. Sona yine sıcak bir kapanış cümlesi ekleyebilirsiniz. Soğuk okunan şey çoğu zaman dolgunun eksikliği değil, bağlamın eksikliğidir. Amaç nezaketi atmak değil, iş görmeyen kelimeleri atmak.
- Farkı ne zaman görürüm?
- Çoğu zaman bir sonraki mesajda, çünkü asıl meseleyle başlamak bugün yapabileceğiniz bir değişiklik. Bunu alışkanlığa dönüştürmek daha uzun sürer. Değişim okuyarak değil, kendi gerçek taslaklarınız üzerinde tekrar tekrar çalışarak gelir.
- BookYol'daki 'Açık ve ikna edici yazmak' Yolu nedir?
- Yukarıdaki beş kitaptan kurulmuş, 12 Duraklık bir yol. Her Durak tek bir fikri ele alır: okurunuzu tanımak, tek fikir, çirkin ilk taslak, kalabalığı ayıklamak, asıl meseleyle başlamak, somutluk, hikâye ve fazlası. Ardından gerçekten göndermeniz gereken bir mesaj üzerinde küçük bir alıştırma verir. Kendi taslaklarını yeniden yazmaya istekli olanlar için tasarlandı.
- Bu yol kimler için uygun değil?
- Sıfırdan dilbilgisi, kurmaca ya da akademik yazı öğretmez. Uzun ve süslü bir üslubu korumak istiyorsanız da pek işinize yaramaz, çünkü alıştırmaların çoğu sevdiğiniz cümleleri silmeyi gerektirir.