Bir müzakereye nasıl hazırlanılır: tek sayfalık yöntem

Roger Fisher ve William Ury'nin Getting to Yes'te başladığı yerden başlayın: BATNA'nızdan, yani müzakere edilen anlaşmanın en iyi alternatifinden. Bu, müzakere çökerse gerçekten yapacağınız somut şeydir. Belirsiz bir “idare ederim” duygusu değil; elinizdeki diğer teklif, diğer daire, sıraya koyduğunuz serbest müşteriler ya da altı ay daha bulunduğunuz yerde kalma kararı. Masadaki güç neredeyse tamamen o alternatifin ne kadar iyi olduğuna bağlıdır; aynı argümanla iki kişinin farklı sonuç almasının nedeni budur.

Bunu, “bu iş olmazsa şunu yapacağım” diye başlayan bir cümle olarak yazın. Sonra dürüstçe değerlendirin. Güçlü bir alternatif, sağlam bir pozisyonu sakince korumanızı sağlar; zayıf bir alternatif ise ilk işinizin daha iyi tartışmak değil, toplantıdan önce alternatifi güçlendirmek olduğu anlamına gelir: ikinci bir teklif alın, başka bir yere başvurun, birine ne ödeyeceğini sorun. Alternatifinizi güçlendirmeye ayrılan hazırlık zamanı, sunumunuzu cilalamaya ayrılan zamandan daha fazla sonuç değiştirir.

BATNA'nız size çekilme noktanızı da verir: yine de kabul etmeniz gereken en kötü anlaşma. Bu rakamın ya da koşulun altındaki her şey alternatifinizden kötüdür; bu yüzden oda nasıl hissettirirse hissettirsin reddedersiniz. Bunu önceden kararlaştırmak, baskı altında kendinizi kötü bir anlaşmaya ikna etmenizi engelleyen şeydir.

Karşı tarafın da bir alternatifi vardır ve kozunuzun büyük kısmı ikisi arasındaki farkta yatar. Chris Voss kozu kimin daha büyük olduğuyla değil, anlaşmayı kimin daha çok istediği ve anlaşma çökerse kimin daha çok kaybedeceğiyle tanımlar. Bu yüzden toplantıdan önce karşı tarafın üç listesini yazın: ne istiyorlar, neden korkuyorlar, hangi terminlerin baskısı altındalar. Dört aydır pozisyonu açık duran bir işe alım yöneticisi, kışın boş dairesi olan bir ev sahibi, siz olmazsanız projesi gecikecek bir müşteri: her biri söz etmeyeceği bir baskının altındadır.

O listelerde kaybetmeyi en az göze alabilecekleri tek maddeyi işaretleyin. Teklifinizi çerçeveleyeceğiniz şey odur; çünkü insanlar aynı şeyi kazanma olasılığından çok bir şeyi kaybetme olasılığıyla harekete geçer. Kimseyi bununla tehdit etmeyeceksiniz; konuştuğunuzda hayırın bedelinin görünür olmasını sağlayacaksınız.

Listelerini gerçekten dolduramıyorsanız bu da yararlı bir bilgidir: odadaki ilk sorularınızın pozisyonunuzu açıklamaya değil, onları öğrenmeye yönelmesi gerektiği anlamına gelir.

Daniel Kahneman'ın çıpalama araştırması, bir müzakerede söylenen ilk rakamın, adil olduğuna kimse inanmasa bile, sonraki her rakamı kendine doğru çektiğini ve bunun deneyimli müzakerecilerde acemilerdeki kadar güçlü işlediğini göstermektedir. Savunma irade değildir. Savunma, konuşmadan önce kendi rakamlarınızın yazılı olmasıdır; böylece onların rakamı varsayılan olarak sizin referans noktanız hâline gelemez.

Üç rakam yazın. İddialı bir çıpa: rahatlıkla savunabileceğiniz en iyi sonuç ve açılışı siz yaparsanız söyleyeceğiniz rakam. Gerçekçi bir hedef: işler olağan seyrinde giderse varmayı beklediğiniz yer. Ve bir önceki adımdan doğrudan gelen çekilme noktanız. Bunları bu sırayla kâğıda yazın ve odada değiştirmeyin; yeni bilgi ortaya çıkarsa ara verin ve odanın dışında değiştirin.

Karşı taraf önce makul olmayan bir rakamla çıpalarsa onların rakamından aşağı pazarlık etmeyin. Bunu sakince, işe yarar hiçbir şeye yakın olmadığı biçiminde adlandırın ve kendi rakamınızla yeniden çıpalayın. Hazırlığınızı yaptıysanız ve piyasayı biliyorsanız açılışı siz yapın; onlardan çok daha az biliyorsanız önce onların konuşmasına izin verin ve yeniden çıpalayın.

Rakamlar yalnızca para anlamına gelmez. Bir termin, bir kapsam, bir başlangıç tarihi ya da haftalık kaç saat çalışacağınız da aynı biçimde çıpalanır. Müzakere ettiğiniz şey ne olursa olsun aynı üçlüyü yazın: iddialı bir açılış, gerçekçi bir hedef, çekilme noktası. Kâğıda dökülmüş bir rakam, akılda tutulan bir rakamdan çok daha zor kayar; baskı altında hafıza, karşı tarafın son söylediğine doğru sessizce yuvarlanır.

Müzakerelerin çoğu kavgaya döner; çünkü iki taraf da sertliği tek bir düğme gibi görür: açarsanız pozisyonunuzu savunurken ilişkiye zarar verirsiniz, kısarsanız ilişkiyi korumak için özü verirsiniz. Fisher ve Ury'nin ilk kuralı, düğmenin aslında iki tane olduğudur. İnsanlara karşı yumuşak olabilirsiniz; zamanla, takdirle ve saygıyla cömert. Aynı anda soruna karşı sert olabilirsiniz; gerçeklerde, standartlarda ve söz konusu çıkarlarda hiç geri adım atmadan.

Buna toplantıdan önce iki kısa liste yazarak hazırlanın: sonrasında ilişki için ne istediğiniz ve esas konuda ne istediğiniz. Bunları zihninizde ayrı tutmak, rakamınıza hiç dokunmadan kişiye serbestçe taviz vermenizi sağlar; zamanlamalarını kabul etmek ya da kısıtlarını takdir etmek gibi.

Saldırıları duyma biçiminizi de değiştirir. Biri size kişisel olarak yüklendiğinde saldırıya değil soruna cevap verirsiniz: “Rakamların ne dediğine bakalım.” Bu bir hile değildir; hangi iki konuşmanın içinde olduğunuza önceden karar vermiş olmanın pratik sonucudur.

Voss'un en kullanışlı aracı kalibre edilmiş sorudur: “nasıl” ya da “ne” ile başlayan, karşı tarafa kontrol hissini verirken onları sizin sorununuz üzerinde çalıştıran açık uçlu bir soru. “Bunu nasıl yapabilirim?” “Bunun işlemesi için ne olması gerekir?” “Nasıl ilerlememi istersiniz?” Evet ya da hayırla cevaplanamazlar, suçlamazlar ve karşı taraf kısıtlarını yüksek sesle açıklarken size zaman kazandırırlar.

İçeri girmeden önce kendi müzakereniz için üç tane yazın; zor olmasını beklediğiniz anlara odaklanın: ilk teklif, ilk hayır ve veremeyeceğiniz bir şeyi istedikleri an. Önceden yazılmış bir soru sakin çıkar; baskı altında doğaçlanan bir soru tartışmaya dönüşür.

Her birini bir etiketle eşleştirin; odada gördüğünüz şeyin çekingen bir adlandırmasıyla: “Görünüşe göre asıl kısıt bütçe.” Etiketler gerilimi düşürür ve çoğu zaman doğrudan bir sorunun alamayacağı bilgiyi getirir.

Soruyu sorduktan sonra susun. Kalibre edilmiş sorunun gücünün yarısı, ardından gelen sessizliktedir; çoğu insan sessizliğe dayanamaz ve boşluğu kendi sorusunu yumuşatarak ya da cevabı kendisi vererek doldurur. Hazırlığınıza bunu da ekleyin: soruyu yazın, altına da “beş saniye bekle” diye not düşün. Odada bu beş saniye bir dakika gibi gelecek ve karşı tarafın kısıtlarını anlatmaya başladığı an tam da o an olacaktır.

Bir itiraz nadiren rettir. Karşı tarafın henüz ele almadığınız korkuyu size göstermesidir. Bu yüzden duyma olasılığınız en yüksek üç itirazı listeleyin ve her biri için bir çürütme değil, bir etiket ve bir kalibre edilmiş soru yazın. İtirazı tartışarak ortadan kaldırmayacaksınız; kabul edip nasıl çözülebileceğini onlara soracaksınız.

Sonra Voss'un suçlama denetimi dediği şeyi yapın: karşı tarafın sizin ya da teklifiniz hakkında düşünebileceği en olumsuz şeyleri listeleyin; “çok pahalısınız”, “bu kadar yeni biri için çok şey istiyorsunuz”, “nasılsa gideceksiniz” gibi. En güçlülerini onlar söylemeden, erken ve açıkça siz söyleyin. Suçlamayı önce adlandırmak gücünün çoğunu alır ve ondan korkmadığınızı gösterir.

Hazırlığın çoğu insanın atladığı kısmı budur; çünkü kendi pozisyonunuzun zayıf noktalarına doğrudan bakmayı gerektirir. İçeri girerken nasıl hissettiğinizi en çok değiştiren kısım da budur.

Tavizle takas arasındaki fark, karşılığında bir şey isteyip istemediğinizdir. Bir takas listesi hazırlayın: karşı tarafın değer verdiği ve sizin verebileceğiniz üç şey, karşılığında isteyeceğiniz üç şey. Zamanlama, kapsam, ödeme koşulları, açık bir referans, daha kısa bir taahhüt, daha geç bir başlangıç: sizin için ucuz, onlar için değerli şeyler iyi anlaşmaların yapıldığı yerdir.

Liste önünüzdeyken her indirim talebi bir kayıp değil, bir açılış olur. “Başlangıç tarihini kaydırırsak bunu yapabilirim.” “Kapsamdan şu iki kalem çıkarsa o rakama gelebilirim.” Daha azı için gelen bir talebe asla çıplak bir evet demezsiniz ve farkı asla refleks olarak bölmezsiniz; çünkü bölmek daha uç çıpalayanı ödüllendirir ve her tarafın gerçekten neye değer verdiği sorusunu atlar.

Takas edecek hiçbir şey bulamıyorsanız karşı tarafın ne istediğini henüz anlamamışsınız demektir ve üç listeyle ilgili önceki adım daha fazla çalışma gerektirir.

Takas listesi ayrıca size nerede durmanız gerektiğini de gösterir. Vermeye hazır olduğunuz üç şeyi verdiyseniz ve karşılığında istediklerinizin hiçbirini alamadıysanız, konuşma bir müzakere olmaktan çıkıp tek yönlü bir taviz dizisine dönüşmüştür. O noktada ara vermek, “düşünmem gerekiyor” demek, hazırlığın bir parçasıdır; zayıflık değil. Alternatifi güçlü olan kişi ara vermekten korkmaz.

Usta müzakereciler masada daha hızlı düşünenler değil, masadan önce daha iyi hazırlananlardır ve hazırlıkları bir sayfaya sığar. Sizinkinde şu sırayla şunlar bulunmalıdır: BATNA'nız ve çekilme noktanız; karşı tarafın istekleri, korkuları ve terminleri; üç rakamınız; insanlar ve sorun için iki liste; üç kalibre edilmiş soru; her biri bir etiket ve bir soruyla üç itiraz, artı suçlama denetiminiz; ve takas listeniz.

Bunu ufuktaki bir sonraki müzakere için, ne kadar küçük olursa olsun, bir gün önce doldurun ve yanınıza alın. Amaç ondan okumak değil, düşünmeyi zaten yapmış olmaktır; böylece odada dikkatinizi dinlemeye ayırabilirsiniz. Bir müzakerede öğrendiklerinizin çoğu, karşı taraf anlaşıldığını hissettikten sonra söylediklerinden gelir ve hâlâ kendi pozisyonunuzu çözmeye çalışırken iyi dinleyemezsiniz.

Sonrasında aynı sayfada sizi neyin şaşırttığını not etmeye beş dakika ayırın. Şablon böyle iyileşir ve bir sonraki müzakere bundan daha ileriden başlar.