Müzakereye nasıl hazırlanılır: tek sayfalık yöntem

Roger Fisher ve William Ury'nin Evet Dedirtme Sanatı'nda başladığı yerden başlayın: BATNA'nızdan, yani müzakere edilen anlaşmanın en iyi alternatifinden. Bu, müzakere çökerse gerçekten yapacağınız somut şeydir. Belirsiz bir “Bir şekilde idare ederim” duygusu değil; elinizdeki diğer teklif, bakmaya devam ettiğiniz diğer daire, önceden ayarladığınız serbest çalışma müşterileri ya da altı ay daha bulunduğunuz yerde kalma kararı. Masadaki güç büyük ölçüde bu alternatifin ne kadar iyi olduğuna bağlıdır; aynı argümanla gelen iki kişinin farklı sonuçlar almasının nedeni de budur.

Bunu, 'Bu iş olmazsa şunu yapacağım…' diye başlayan bir cümle olarak yazın. Sonra dürüstçe değerlendirin. Güçlü bir alternatif, net bir tutumu sakin kalarak korumanızı sağlar. Zayıf bir alternatif ise ilk işinizin daha iyi tartışmak değil, toplantıdan önce alternatifinizi güçlendirmek olduğunu gösterir: İkinci bir fiyat teklifi alın, başka bir yere başvurun ya da birine ne ödeyeceğini sorun. Alternatifinizi güçlendirmeye ayırdığınız hazırlık zamanı, sunumunuzu parlatmaya ayırdığınız zamandan daha çok sonuç değiştirir.

BATNA'nız size masadan kalkma noktanızı da verir: Kabul edebileceğiniz en kötü anlaşmayı. Bu rakamın ya da koşulun altındaki her şey alternatifinizden kötüdür; bu yüzden odadaki hava ne olursa olsun reddedersiniz. Bunu önceden kararlaştırmak, baskı altındayken kendinizi kötü bir anlaşmaya ikna etmenizi önler.

Karşı tarafın da bir alternatifi vardır ve kozunuzun büyük kısmı iki alternatif arasındaki farkta yatar. Chris Voss kozu kimin daha güçlü olduğuyla değil, anlaşmayı kimin daha çok istediği ve anlaşma çökerse kimin daha çok kaybedeceğiyle tanımlar. Bu yüzden toplantıdan önce karşı taraf için üç liste yazın: Ne istiyorlar, neyden çekiniyorlar ve hangi tarihlerin baskısı altındalar? Dört aydır doldurulamayan bir kadroyla uğraşan bir işe alım yöneticisi, kış boyunca dairesi boş kalmış bir ev sahibi, siz olmazsanız projesi gecikecek bir müşteri: Her biri, dile getirmeyeceği bir baskının altındadır.

Bu listelerde, kaybetmeyi en az göze alabilecekleri maddeyi işaretleyin. Teklifinizi bu maddenin etrafında çerçeveleyin; çünkü insanları bir şeyi kaybetme ihtimali, aynı şeyi kazanma ihtimalinden daha çok harekete geçirir. Amacınız kimseyi tehdit etmek değil, konuşurken 'hayır' demenin bedelini görünür kılmaktır.

Listeleri gerçekten dolduramıyorsanız bu da yararlı bir bilgidir: Odadaki ilk sorularınızın kendi tutumunuzu anlatmaya değil, onları tanımaya yönelik olması gerektiği anlamına gelir.

Amos Tversky ve Daniel Kahneman'ın başlattığı çapalama araştırmaları, bir müzakerede söylenen ilk rakamın, adil olduğuna kimse inanmasa bile sonraki bütün rakamları kendine doğru çektiğini gösterir. Deneyim de sizi korumaz: Northcraft ile Neale'in bilinen araştırmasında emlakçıların bir eve biçtiği değer, tıpkı amatörlerinki gibi, kendilerine gösterilen satış fiyatına göre kaydı. Savunma irade gücü değildir. Savunma, konuşmadan önce kendi rakamlarınızın yazılı olmasıdır; böylece karşı tarafın rakamı kendiliğinden sizin referans noktanız hâline gelemez.

Üç rakam yazın. Birincisi iddialı bir çapa: Gerekçesini rahatça savunabileceğiniz en iyi sonuç ve açılışı siz yaparsanız söyleyeceğiniz rakam. İkincisi gerçekçi bir hedef: İşler olağan seyrinde giderse varmayı beklediğiniz yer. Üçüncüsü, ilk adımda belirlediğiniz masadan kalkma noktası. Bunları bu sırayla kâğıda yazın ve odada değiştirmeyin; yeni bir bilgi çıkarsa ara verin ve değişikliği odanın dışında yapın.

Karşı taraf önce saçma bir rakamla çapa atarsa, onların rakamı üzerinden aşağı doğru pazarlık etmeyin. Bu rakamın gerçekçi hiçbir şeye yakın olmadığını sakince söyleyin ve kendi rakamınızla yeni bir çapa atın. Hazırlığınızı yaptıysanız ve piyasayı biliyorsanız açılışı siz yapın; onlardan çok daha az biliyorsanız ilk rakamı onların söylemesine izin verin, ardından yeni bir çapa atın.

Rakamlar yalnızca para demek değildir. Bir teslim tarihi, bir iş kapsamı, bir başlangıç tarihi ya da haftada kaç saat çalışacağınız da aynı şekilde çapalanır. Neyi müzakere ediyor olursanız olun aynı üçlüyü yazın: iddialı bir açılış, gerçekçi bir hedef ve masadan kalkma noktası. Kâğıda yazılmış bir rakam, akılda tutulan bir rakamdan çok daha zor kayar; baskı altında hafıza, sessizce karşı tarafın en son söylediği rakama doğru kayar.

Birçok müzakere kavgaya döner; çünkü iki taraf da sertliği tek bir ayar düğmesi gibi görür. Düğmeyi açarsanız tutumunuzu savunurken ilişkiye zarar verirsiniz; kısarsanız ilişkiyi korumak için işin özünden vazgeçersiniz. Fisher ve Ury'nin ilk kuralı, aslında iki ayrı düğme olduğudur. İnsanlara karşı yumuşak olabilirsiniz (zamanınızı, takdirinizi ve saygınızı esirgemeden); aynı anda soruna karşı sert kalabilirsiniz (olgularda, standartlarda ve söz konusu çıkarlarda geri adım atmadan).

Buna toplantıdan önce iki kısa liste yazarak hazırlanın: Görüşmeden sonra ilişki adına ne istediğiniz ve asıl konuda ne istediğiniz. İkisini zihninizde ayrı tutmak, rakamınıza hiç dokunmadan kişiye rahatça jest yapabilmenizi sağlar; onların takvimine uymak ya da kısıtlarını anladığınızı göstermek gibi.

Bu ayrım, saldırıları nasıl duyduğunuzu da değiştirir. Biri size kişisel olarak yüklendiğinde saldırıya değil soruna cevap verirsiniz: 'Rakamlar ne diyor, ona bakalım.' Bu bir hile değildir; iki konuşmadan hangisinin içinde olduğunuza önceden karar vermiş olmanın doğal sonucudur.

Voss'un en kullanışlı araçlarından biri kalibre edilmiş sorudur: 'Nasıl' ya da 'ne' ile başlayan, karşı tarafa kontrolün kendisinde olduğu hissini verirken onu sizin sorununuz üzerinde çalıştıran açık uçlu bir soru. 'Bunu nasıl yapmamı bekliyorsunuz?' 'Bunun işlemesi için ne olması gerekir?' 'Nasıl ilerlememi istersiniz?' Bu sorulara evet ya da hayırla cevap verilemez, suçlayıcı değildirler ve karşı taraf kısıtlarını yüksek sesle anlatırken size zaman kazandırırlar.

İçeri girmeden önce kendi müzakereniz için üç soru yazın ve zor geçmesini beklediğiniz anlara odaklanın: ilk teklif, ilk 'hayır' ve veremeyeceğiniz bir şeyi istedikleri an. Önceden yazılmış bir soru sakin bir sesle çıkar; baskı altında doğaçlanan bir soru ise tartışmaya dönüşür.

Her soruyu bir etiketle, yani odada gördüğünüz durumu temkinli bir dille adlandıran bir cümleyle eşleştirin: 'Görünüşe göre asıl kısıt bütçe.' Etiketler gerilimi düşürür ve çoğu zaman doğrudan bir sorunun getiremeyeceği bilgiyi getirir.

Soruyu sorduktan sonra susun. Kalibre edilmiş sorunun gücünün yarısı, ardından gelen sessizliktedir. Çoğu insan sessizliğe dayanamaz ve boşluğu ya sorusunu yumuşatarak ya da cevabı kendisi vererek doldurur. Bunu da hazırlığınıza ekleyin: Soruyu yazın, altına da 'beş saniye bekle' diye not düşün. Odada bu beş saniye bir dakika gibi gelecek; karşı tarafın kısıtlarını anlatmaya başladığı an da tam o an olacaktır.

Bir itiraz nadiren bir rettir. Çoğu zaman karşı tarafın, henüz ele almadığınız bir kaygıyı size göstermesidir. Bu yüzden duyma ihtimalinizin en yüksek olduğu üç itirazı listeleyin ve her biri için bir çürütme değil, bir etiket ve bir kalibre edilmiş soru yazın. İtirazı tartışarak ortadan kaldırmayacaksınız; onu kabul edip nasıl çözülebileceğini karşı tarafa soracaksınız.

Ardından Voss'un suçlama denetimi dediği şeyi yapın: Karşı tarafın sizin ya da teklifiniz hakkında düşünebileceği en olumsuz şeyleri listeleyin (çok pahalı olduğunuzu, bu kadar yeni biri için çok şey istediğinizi, nasılsa bir gün gideceğinizi). En güçlülerini erkenden, onlar söylemeden ve açıkça siz söyleyin. Suçlamayı önce sizin dile getirmeniz gücünün çoğunu elinden alır ve ondan çekinmediğinizi gösterir.

Çoğu insanın atladığı hazırlık adımı budur; çünkü kendi tutumunuzun zayıf noktalarına doğrudan bakmayı gerektirir. Ama içeri girerken nasıl hissettiğinizi en çok değiştiren adım da budur.

Taviz ile takas arasındaki fark, karşılığında bir şey isteyip istemediğinizdir. Bir takas listesi hazırlayın: Karşı tarafın değer verdiği ve sizin verebileceğiniz üç şey ile karşılığında isteyeceğiniz üç şey. Zamanlama, kapsam, ödeme koşulları, açık bir referans, daha kısa bir taahhüt süresi, daha geç bir başlangıç: Sizin için ucuz, onlar için değerli olan bu kalemler, iyi anlaşmaların yapıldığı yerdir.

Liste önünüzdeyken her indirim talebi bir kayıp değil, bir açılış olur. 'Başlangıç tarihini kaydırırsak bunu yapabilirim.' 'Kapsamdan şu iki kalem çıkarsa o rakama gelebilirim.' Daha azını isteyen bir talebe hiçbir zaman karşılıksız bir 'evet' demezsiniz ve farkı asla refleks olarak ortadan bölmezsiniz; çünkü farkı bölmek, daha agresif bir çapa atanı ödüllendirir ve iki tarafın gerçekte neye değer verdiği sorusunu atlar.

Takas edecek hiçbir şey bulamıyorsanız, karşı tarafın ne istediğini henüz anlamamışsınız demektir; o hâlde karşı taraf için yazdığınız üç listeye geri dönün.

Takas listesi size nerede durmanız gerektiğini de gösterir. Vermeye hazır olduğunuz üç şeyi verdiyseniz ve karşılığında istediklerinizden hiçbirini alamadıysanız, konuşma bir müzakere olmaktan çıkıp tek yönlü bir taviz dizisine dönüşmüştür. O noktada ara vermek ve 'Bunu düşünmem gerekiyor' demek, zayıflık değil hazırlığın bir parçasıdır. Alternatifi güçlü olan kişi ara vermekten çekinmez.

Usta müzakereciler masada daha hızlı düşünenler değil, masaya oturmadan önce daha iyi hazırlananlardır ve hazırlıkları tek bir sayfaya sığar. Sizin sayfanızda şunlar bu sırayla yer almalı: BATNA'nız ve masadan kalkma noktanız; karşı tarafın istekleri, çekinceleri ve tarih baskıları; üç rakamınız; ilişki ve asıl konu için iki listeniz; üç kalibre edilmiş soru; her biri için bir etiket ve bir soru hazırladığınız üç itiraz ile suçlama denetiminiz; ve takas listeniz.

Bu sayfayı, ne kadar küçük olursa olsun bir sonraki müzakerenizden bir gün önce doldurun ve yanınıza alın. Amaç kâğıttan okumak değil, düşünme işini önceden yapmış olmaktır; böylece odada dikkatinizi dinlemeye verebilirsiniz. Bir müzakerede öğrendiklerinizin çoğu, karşı taraf anlaşıldığını hissettikten sonra söylediklerinden gelir; siz hâlâ kendi tutumunuzu netleştirmeye çalışıyorken iyi dinleyemezsiniz.

Görüşmeden sonra, sizi neyin şaşırttığını aynı sayfaya not etmek için beş dakika ayırın. Şablon böyle gelişir ve bir sonraki müzakereye daha ileriden başlarsınız.